در دنیای امروز، دیجیتالی‌سازی اسناد و اطلاعات به یکی از نیازهای اساسی سازمان‌ها و نهادها تبدیل شده است. این فرآیند نه تنها به حفظ و نگهداری بهتر اطلاعات کمک می‌کند، بلکه دسترسی سریع‌تر و آسان‌تر به داده‌ها را نیز فراهم می‌آورد. با این حال، پیش از اقدام به دیجیتالی‌سازی، ضروری است که یک ارزیابی دقیق از وضعیت موجود اسناد در بایگانی‌ها صورت گیرد

بازدید حضوری از بایگانی‌ها به ما این امکان را می‌دهد که با دقت بیشتری به بررسی نوع و کیفیت اسناد موجود بپردازیم. این ارزیابی شامل شناسایی نوع کاغذ، وضعیت فیزیکی، اندازه و حجم اسناد، و همچنین نیازهای خاص هر سند می‌باشد. بدون این اطلاعات، انتخاب تجهیزات مناسب برای اسکن و دیجیتالی‌سازی می‌تواند به شدت تحت تأثیر قرار گیرد و ممکن است منجر به انتخاب نادرست و ناکارآمدی شود

علاوه بر این، بازدید حضوری به ما کمک می‌کند تا با شرایط محیطی محل استقرار دستگاه اسکنر در بایگانی نیز آشنا شویم. عواملی نظیر نور، رطوبت و دما می‌توانند تأثیر بسزایی بر روی کیفیت اسکن اسناد داشته باشند و در نتیجه، تجهیزات مورد نیاز برای دیجیتالی‌سازی باید با این شرایط سازگار باشند

در نهایت، با انجام یک ارزیابی جامع و دقیق از اسناد موجود در بایگانی‌ها، می‌توانیم بهترین تجهیزات را برای اسکن و دیجیتالی‌سازی انتخاب کنیم. این امر نه تنها به حفظ کیفیت اطلاعات کمک می‌کند، بلکه روند دیجیتالی‌سازی را نیز تسهیل خواهد کرد و منجر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه خواهد شد

بنابراین، بازدید حضوری از بایگانی‌ها و ارزیابی اسناد موجود یک مرحله کلیدی در فرآیند دیجیتالی‌سازی است که نباید نادیده گرفته شود. در این راستا، این فرصت، از طرف یکی از مرکز اسناد که قصد تهیه‌ی دستگاه اسکنر برای اسکن اسناد خود داشت به کارشناسان گروه تفکر خلاق آزیریس، به عنوان یکی از مجموعه‌های پیشرو در عرصه‌ی تولید تجهیزات و نرم‌افزارهای آرشیو و رقومی‌سازی اسناد و تولید اسکنرهای کتاب و اسناد داده شد تا از مخازن و محل نگه داری اسناد بازدید به عمل آورده و راه حلی برای رقومی‌سازی با توجه به شرایط این اسناد و حساسیت بالای آن‌ها ارائه دهد

در بررسی اولیه و گفت و گو با کارشناسان بایگانی، مشخص شد سازمان، آرشیوی بسیار غنی از اسناد تاریخی دارد و بی‌شک، یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین سندها در دسته بندی اسناد آرشیوی، نقشه‌ها می‌باشند که مجموعه‌ی ذی‌قیمت و بزرگی از آن‌ها در این مرکز اسناد نگهداری می‌شد و برنامه‌ی سازمان در فاز اول، دیجیتالی کردن آن‌ها بود

چیزی که اهمیت این اسناد را صد چندان می‌کرد، قدمت این اسناد بود و همین امر، توجه مضاعف به حفظ و نگهداری این گنجینه‌ها را طلب می‌کرد و این دقیقا همان موضوعی‌ بود که توجه مدیران و کارشناسان این مرکز اسناد را به خود جلب کرده بود. ماندگار کردن این اسناد با تصویر برداری و دیجیتالی کردن آن‌ها

در بازدید از اسناد موارد زیر در خصوص شرایط فیزیکی آن‌ها قابل توجه بود

فرسودگی

رنگ پریدگی

مواج بودن به واسطه ی قدمت و متریلا مورد استفاده

ضخامت موضعی یا کلی به علت ترمیم شدگی یا استفاده از کاغذهای ضخیم

اندازه‌ و متریال نامتعارف و خارج از استاندارد

نکات ذکر شده، دامنه‌ی انتخاب فناوری تصویر برداری و اسکن را محدود می‌کند. از این رو نخست به بررسی انواع اسکنرهای موجود می پردازیم:

اسکنر های تخت با سایز های عموما آ چهار  و آ سه

این نوع اسکنر متداول‌ترین و اقتصادی‌ترین نوع اسکنر می‌باشد. ولی نهایتا مناسب برای اسکن اسناد با سایز کوچکتر از  آ سه و در شرایط فیزیکی مناسب می‌باشند. ضمن این که اکثرا در این نوع اسکنرها از نور فلوروسنت استفاده شده است که حجم زیادی اشعه فرا بنفش را در طول پروسه‌ی اسکن بر روی سند می‌تاباند که این خود باعث رسیدن آسیب به اسناد با قدمت بالا می‌شود

همچنین این اسکنرها ( تقریبا اغلب اسکنرها ) دارای محدوده دینامیکی پایینی می‌باشند و این باعث می‌شود تصاویر و نوشته‌های اسنادی که به واسطه‌ی قدمت، رنگ خود را تا حد زیادی از دست داده‌اند به درستی ثبت نشود

اسکنرهای کششی قطع بزرگ با سایزهای بزرگ تر از آ سه تا سایز آ صفر

این نوع اسکنرها در بازار به نام اسکنر نقشه شناخته می می‌شوند. ولی مشکل اینجاست که اسناد موجود، به شدت نسبت به کشیده شدن توسط اسکنرهای کششی آسیب پذیر می‌باشند. خصوصا با سرعت بالایی که این نوع اسکنرها دارند، پاره شدن اسناد قطعا اتفاق می‌افتد. این نوع اسکنرها برای کاغذهای یک نواخت و سالم با اوزان استاندارد مناسب می‌باشند. لازم به ذکر است که مشکل محدوده‌ی دینامیکی در این نوع اسکنرها نیز وجود دارد

(Zeutschel OS14000) اسکنرهای اورهد مانند اسکنر زوچل مدل

این اسکنرها در خصوص محدوده‌ی دینامیکی عملکرد بهتری دارند اما سرعت آن‌ها حدودا ده برابر پایین تر از اسکنرهای کششی است. حدودا ۲۰ تا ۳۰ ثانیه به ازای هر سند با سایز آ صفر بسته به دقت و کیفیت اسکن. ضمن این که قیمت این نوع از اسکنرها، بسته به امکانات و سرعت، !در زمان نگارش این گزارش، چندین میلیارد تومان می‌باشد که اساسا برای اغلب سازمان‌ها مقرون به صرفه نیست. همچنین پشتیبانی و خدمات پس از فروش و تعمیر و نگهداری این اسکنرها به علت وارداتی بودن، برای خود داستانی جدا دارد

طبق ارزیابی‌های انجام شده توسط کارشناسان مجموعه و بررسی سناریوهای مشابه و تجربه‌های مراکز بزرگ اسناد، مناسب‌ترین راهکار برای اسکن این اسناد با توجه به شرایط آن‌ها، تصویر برداری با استفاده از اسکنر کتاب و نقشه‌ی اتوماتیک تی رکس پرو بود. این اسکنر، علاوه .بر دارا بودن دوربین‌های دیجیتال با تراکم پیکسل بالا و لنزهای دقیق با اعوجاج بسیار پایین و قدرت تفکیک بسیار بالا، مجهز به مکانیزم شیشه‌ی اتوماتیک، رحل الکتریکی و نورهای دوگانه‌  ال ا دی با فناوری پیشرفته‌ی وریو کلوین می‌باشد.

از مزایای دیگر استفاده از اسکنر اتوماتیک تی رکس، برای اسکن اسناد تاریخی میتوان به این موارد اشاره کرد

محدوده‌ی دینامیکی بالا، به طوری که کم رنگ ترین خطوط و نوشته ها که با چشم به سختی قابل تشخیص است، توسط دوربین‌های این دستگاه قابل ثبت است

انعطاف در نورپردازی از مواردی است که اهمیت آن، در نقشه‌های مواج یا ترمیم شده مشخص می‌شود. همچنین نورهای دوگانه‌  ال ای دیبا فناوری پیشرفته‌ی وریو کلوین این امکان را فراهم می سازد که رنگ نور به طور خودکار نسبت به رنگ سند تغییر کند. چیزی که عملا در سایر اسکنرها غیر ممکن می باشد.

عدم محدودیت در ابعاد نقشه مهم ترین مساله‌ای است که می توان به آن اشاره نمود

همچنین به دلیل مجهز بودن اسکنر کتاب تی رکس پرو به رحل الاکلنگی خودکار امکان اسکن مجلد با قطر حدود ده سانتی متر تا وزن چهل کیلوگرم نیز فراهم است

یکی از موارد بسیار مهم نرم افزار اسکنر  A0 تی رکس می باشد که با استفاده از امکانات آن، می توان نور، کنتراست و غلظت رنگ تصویر اسکن شده را نسبت به شرایط سند، کالیبره کرد تا محصول دیجیتال، کاملا از نظر کیفی به اصل سند نزدیک باشد

در پایان به چند مرکز که در آن‌ها از شیوه‌ی تصویر برداری دیجیتال، مشابه فناوری اسکنرهای آزیریس، برای دیجیتال نمودن اسناد استفاده شده اشاره می شود

• University of California, Los Angeles
• University of California, Berkeley
• Stanford University
• Harvard University
• Cairo University
• Duke University
• National Library of Finland
• American Museum of Natural History
• Google Books Library Project
• The Library of US Congress Book Scanning Project