نگهداری اسناد و پرونده ها به شیوه ی سنتی و مراجعه مکرر به اسناد و مدارک موجود دربایگانی های سازمان ها و ادارات ضمن دشواری، کار ارائه خدمات به ارباب رجوع را با مشکل جدی مواجه می کند.

بهترین راهکار برای رفع مشکل مراجعه مکرر به پرونده ها و اسناد فیزیکی در سازمان ها و ادارات، پیاده سازی بایگانی الکترونیکی است.

برای پیاده سازی و استفاده از بایگانی الکترونیکی، ابتدا باید نسبت به نیاز سازمان، بایگانی موجود مورد مطالعه قرار گرفته و طبق آن، پرونده ها و اسناد دسته بندی، تفکیک و پالایش شوند، سپس متناسب با ماهیت و شکل فیزیکی، سند ها به وسیله ی اسکنر مخصوص اسکن شوند. به طوری که اسناد غیر مجلد به وسیله ی اسکنر اسناد و اسناد مجلد به وسیله ی اسکنر کتاب و مجلد اسکن می شوند.

پس از اتمام فرایند اسکن، تصویر دیجیتال اسناد توسط اپراتورها وارد نرم افزار مخصوص آرشیو دیجیتال شده و اطلاعات هر سند، به صورت دیجیتال بر روی آن ها درج و به پایگاه داده ی مربوط به هر بایگانی منتقل می شوند.

بعد از به پایان رسیدن این مراحل، با استقرار سامانه ی بایگانی الکترونیکی یا آرشیو دیجیتال، دسترسی همزمان به کل بایگانی، طبق سیاست گذاری مدیران سازمان، برای افراد مرتبط ایجاد و نیاز به مراجعه ی فیزیکی به بایگانی سنتی از بین می رود.

طی نوشته های بعد، به تفصیل به مزایای سامانه های آرشیو دیجیتال و بررسی تجهیزات مرتبط خواهیم پرداخت.